Steuerungs- und Überwachungsinstrumente

Der Verwaltungsrat wird von der Geschäftsleitung jedes Jahr über die strategischen, mittelfristigen und jährlichen Zielsetzungen sowie ihre Umsetzung informiert. Innerhalb des Geschäftsjahres berichtet die Geschäftsleitung quartalsweise und in jeder Sitzung über den Geschäftsverlauf, den Stand der Zielerreichung sowie weitere wichtige Entwicklungen. Zudem erhält der Verwaltungsrat einen monatlichen Kurzbericht mit den finanziellen Kennzahlen, der Einschätzung der Risikosituation sowie den laufenden Internal Audits. Die Revisionsgesellschaft berichtet dem Verwaltungsrat mit einem Management-Letter sowie einer mündlichen Präsentation über die Ergebnisse ihrer Prüfungen und die Schwerpunkte ihrer künftigen Tätigkeit. Die interne Revision unterbreitet dem Verwaltungsrat ein Jahres-Prüfprogramm zur Genehmigung und informiert anschliessend periodisch über ihre Erkenntnisse und Empfehlungen sowie deren Umsetzung. Jährlich wird der Verwaltungsrat im Rahmen eines schriftlichen Berichts über den Stand und die Entwicklungen des gruppenweiten Risikomanagements und seiner wesentlichen Bestandteile informiert. Der Bericht stellt die Grundsätze und Limiten sowie deren Einhaltung dar und informiert über geplante Ausbauschritte.

Zusätzlich bestehen zwei Ausschüsse des Verwaltungsrats (VR): das Audit and Risk Committee (ARC) sowie das Nominations- und Remunerationskomitee (NRK).

Audit and Risk Committee (ARC)

Die Mitglieder des ARC sind Marc Boudier (Vorsitz), Dr. Jean-Yves Pidoux (Mitglied), Dr. Alex Stebler (Mitglied) und Urs Steiner (Mitglied).

Die Aufgabe des ARC besteht in der Unterstützung des VR bei der Wahrnehmung seiner Aufsichtspflichten und insbesondere bei der Überwachung sowie Beurteilung der Tätigkeit und Unabhängigkeit der internen und externen Revision, des Kontrollsystems, der Rechnungslegung und des Risikomanagements sowie von Compliance und Corporate Governance.

Das ARC stellt dem VR Anträge zur Beschlussfassung und erstattet in jeder Sitzung mündlich Bericht über seine Aktivitäten, Beschlüsse, Schlussfolgerungen sowie Empfehlungen. Wird bei Entscheidungen in eigener Kompetenz keine Einstimmigkeit erzielt, entscheidet der gesamte Verwaltungsrat. Die Protokolle des ARC werden den Mitgliedern des VR zur Kenntnisnahme zugestellt. Zudem unterbreitet das ARC dem VR jährlich einen Rechenschaftsbericht, welcher summarisch die Tätigkeit des ARC im Berichtsjahr darlegt.

Der Verwaltungsratspräsident, der CEO, der CFO und der Leiter Internal Audit nehmen in der Regel an den Sitzungen des ARC teil. Je nach Traktanden nehmen zudem weitere Einheitsleiter und Mitglieder der externen Revision teil. Im Berichtsjahr hat sich das ARC zu sechs Sitzungen von durchschnittlich dreieinhalb Stunden Dauer getroffen. Das ARC hat sich dabei intensiv mit dem Risk Management beschäftigt und durch die Revisionsstelle eine «Stellungnahme zur Funktionsweise und Wirksamkeit des Risikomanagements der Alpiq Gruppe» erstellen lassen. Sie kommt dabei zum Schluss, dass die Risikokultur in der Alpiq Gruppe sehr ausgeprägt und die Organisationsstruktur sinnvoll ist, auch wenn in Einzelbereichen ein gewisses Verbesserungspotenzial festgestellt wird. Der Bericht wurde akzeptiert und die Empfehlungen wurden umgesetzt.

Nominations- und Remunerationskomitee (NRK)

Das NRK besteht aus Prof. Dr. Guy Mustaki (Vorsitz), Marc Boudier (Mitglied), Dr. Hans Büttiker (Mitglied) und Christian Wanner (Mitglied).

Die Aufgabe des NRK besteht in der Unterstützung des VR bei der Wahrnehmung seiner Aufsichtspflicht bezüglich der Nachfolgeplanung im Verwaltungsrat und der Geschäftsleitung sowie der Festlegung der Kompensationspolitik und der Vertrags- und Anstellungsbedingungen für den CEO, die Geschäftsleitung und die Geschäfts-/Funktionseinheitsleiter.

Das NRK stellt dem VR Anträge zur Beschlussfassung und erstattet in jeder Sitzung mündlich Bericht über seine Aktivitäten, Beschlüsse, Schlussfolgerungen sowie Empfehlungen. Die Protokolle des NRK werden den Mitgliedern des VR zur Kenntnisnahme bzw. als Grundlage zur Beschlussfassung vorgelegt. An den Sitzungen nehmen in der Regel der Verwaltungsratspräsident, der CEO und die Leiterin von Corporate Human Resources teil. Das NRK hat sich im Berichtsjahr zu neun Sitzungen bei einer durchschnittlichen Sitzungsdauer von zweieinviertel Stunden getroffen.

Kompetenzregelung

Der VR hat die gesamte operative Führung der Alpiq Gruppe dem CEO übertragen. Der CEO ist Vorsitzender der Geschäftsleitung und hat Teile der ihm übertragenen Geschäftsführung an die Mitglieder der Geschäftsleitung übertragen.

Die Kompetenzen und die Aufgabenteilung zwischen VR und CEO/Geschäftsleitung sind Gegenstand des Organisations- sowie des Geschäftsleitungsreglements.

Der CEO hat im Rahmen der Konzernrichtlinien eine Kompetenzregelung erlassen, die für den ganzen Konzern gilt. Das Reglement gibt dem CEO darüber hinaus für Energiegeschäfte erweiterte Kompetenzen.

Informations- und Kontrollinstrumente gegenüber der Geschäftsleitung

Die Geschäftsleitung informiert den VR laufend über wichtige Ereignisse. Die finanzielle Berichterstattung erfolgt quartalsweise. Der VR erhält zudem monatlich die finanziellen Kennzahlen sowie die aktuelle Risikosituation. Laufende Audits ergänzen die Informations- und Kontrollmechanismen.

Die Mitglieder der Geschäftsleitung wohnen in der Regel den VR-Sitzungen bei und stehen für Auskunftsbegehren zur Verfügung. Sie begeben sich in den Ausstand, wenn der Vorsitzende dies anordnet.

Das Risikomanagement betrachtet Geschäfts-, Markt- und Kreditrisiken. Jährlich wird der VR im Rahmen eines schriftlichen Berichts über den Stand und die Entwicklungen des gruppenweiten Risikomanagements und seiner wesentlichen Bestandteile informiert. Der Bericht stellt die Grundsätze und Limiten sowie deren Einhaltung dar und informiert über geplante Ausbauschritte. Ein dem CFO unterstelltes zentrales Risk Management Committee legt für die einzelnen Bereiche je nach Analyseergebnissen die jeweiligen Limiten fest. Dabei obliegt die Aufteilung der Risikokategorien der Geschäftsleitung. Die Gesamtlimite für die Gruppe wird einmal pro Jahr vom VR festgelegt. Das Risk Management Committee überwacht die Einhaltung der Limiten.

Der VR genehmigt auf Antrag des ARC jährlich die Revisionsplanung sowie den zusammenfassenden Bericht. Das Corporate Internal Audit ist direkt dem VR-Präsidenten unterstellt. Die einzelnen Prüfungsberichte werden dem Präsidenten und in zusammengefasster Form dem ARC vorgelegt und an jeder Sitzung zur Diskussion gestellt. Das Corporate Internal Audit zieht für seine Arbeit einen von der externen Revision unabhängigen Berater zu.