Ethik und Integrität

Werte, Grundsätze, Standards und Verhaltensnormen

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Das Werte-Fundament von Alpiq ist Teil der Unternehmenskultur und soll zu jeder Zeit die Basis für alle Entscheidungen und Aktivitäten im Umgang mit den Stakeholdern wie beispielsweise den Mitarbeitenden, Geschäftspartnern, Investoren und Finanzdienstleistern oder der Öffentlichkeit bilden.

Dabei unterstützen die vom Verwaltungsrat erlassenen Alpiq Verhaltensgrundsätze die Unternehmenskultur als verbindliche Leitlinie für integres, gesetzeskonformes und ethisches Verhalten. Sie sind Bestandteil des Arbeitsvertrages und finden Anwendung auf alle Mitarbeitenden inklusive Führungskräfte der Alpiq Holding AG und der unmittelbar oder mittelbar kontrollierten Konzerngesellschaften im In- und Ausland. Sie sind in neun Sprachen verfügbar. Alle neuen Mitarbeitenden werden mit Beginn ihrer Tätigkeit zu einer internen Schulung der Inhalte der Verhaltensgrundsätze aufgeboten.

Bei der Auswahl unserer Geschäftspartner sind Integritätsanforderungen und die Einhaltung von Gesetzen wichtig. Um die Einhaltung von Compliance-Mindeststandards auch hier sicherzustellen wurde im Berichtsjahr ein Verhaltenskodex für Lieferanten ausgearbeitet. Er ist fester Vertragsbestandteil künftiger Lieferbeziehungen.

Compliance Management

Werte, Ethik und Integrität sind das Fundament der Alpiq Unternehmenskultur und somit ein wichtiger Teil des ganzheitlichen Compliance-Programms, wenn es darum geht, Gesetze und interne Regularien einzuhalten, um rechtliche Risiken und Reputationsrisiken zu vermeiden.

Basierend auf den klassischen Säulen Prävention, Risiko-Erkennung und Reaktion unterhält Alpiq ihr Compliance-Management-System (nachfolgend «CMS» genannt). Alpiq orientiert sich dabei an verschiedenen Empfehlungen wie beispielsweise den OECD-Leitsätzen für verantwortungsvolles unternehmerisches Verhalten, dem Swiss Code of Best Practice und den UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte.

Compliance Management ist ein fester Bestandteil der gesamtheitlichen unternehmensinternen Risikoanalyse und -bewertung, die jährlich durchgeführt wird. Daraus werden relevante Handlungsfelder für das Compliance-Programm im Folgejahr abgeleitet und notwendige Massnahmen definiert und/oder angepasst. Das Compliance-Programm von Alpiq umfasst unter anderem die Handlungsfelder Korruptionsbekämpfung, fairer Wettbewerb, Geldwäschereiprävention, Gegenparteiprüfungen, Datenschutz, Vermeidung von Interessenskonflikten sowie Schutz von Mensch und Umwelt.

Der Verwaltungsrat und die Geschäftsleitung von Alpiq bekennen sich gemeinsam und regelmässig zu einer starken Compliance («Tone at the Top») und unterstreichen damit deren Wert für den nachhaltigen Erfolg der Alpiq Gruppe.

Zudem sind alle Führungskräfte für die Umsetzung der Verhaltensgrundsätze in den Konzerngesellschaften der Alpiq Gruppe verantwortlich und gehen dabei stets mit gutem Beispiel voran («Tone at the Middle»). Ergänzt werden die Verhaltensgrundsätze durch themenspezifische interne Reglemente.

Schulungen der Mitarbeitenden zu den verschiedenen Compliance-Handlungsfeldern bilden neben den internen Reglementen einen zentralen Bestandteil bei der Umsetzung und Sicherstellung des Compliance-Programms. Grundsätzlich umfassen Schulungsinhalte die definierten Handlungsfelder und sind zielgruppengerecht. Dabei unterstützt und vereinfacht eine elektronische Lernplattform in hohem Masse die Durchführung und das Monitoring von Trainings.

Auch im Umgang mit Kunden und Geschäftspartnern setzt Alpiq auf ihr ganzheitliches Compliance Management. Der unternehmensinterne Prozess «Know Your Customer» – oder auch gemeinhin Gegenparteiprüfung genannt – beschreibt einen Teil der Sorgfaltsprüfung, welche der Identifizierung und Überprüfung von Kunden und Geschäftspartnern von Alpiq dient. Das Screening erfolgt nach einem individuellen risikobasierten Modell unter Berücksichtigung von z.B. Sanktionen, Embargos, negativen Nachrichten, Identifizierung politisch exponierter Personen und der Korruptionswahrnehmung in bestimmten Ländern oder Branchen. Anhand der Datenbank eines führenden Anbieters kann Alpiq das mit einer Gegenpartei verbundene Reputationsrisiko bewerten oder mögliche Interessenskonflikte aufdecken. Verfügbar sind unter anderem Informationen zu Verurteilungen, zu wirtschaftlich Berechtigten oder zu Verflechtungen mit anderen Unternehmen. Geprüfte Gegenparteien werden durch das System auf wesentliche Veränderungen überwacht.

Alpiq führt im Zuge der Rekrutierung von risikosensiblen oder führenden Positionen bei potenziellen Mitarbeitenden eine Personensicherheitsprüfung durch. Die Prüfung wird bei den betroffenen Mitarbeitenden alle fünf Jahre wiederholt. Die Personensicherheitsprüfung soll Alpiq insbesondere vor Betrug, Korruption, Geldwäscherei oder Veruntreuung von Vermögungswerten schützen. Im Rahmen der Prüfung lässt sich Alpiq relevante offizielle Dokumente vorlegen. Dabei berücksichtigt Alpiq die lokalen Gesetze und Usanzen.

Im Berichtsjahr hat Alpiq eine anerkannte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft beauftragt, eine unabhängige Reifegradmessung zur Beurteilung des Compliance-Programms von Alpiq durchzuführen. Das Ergebnis zeigt, dass Alpiq auf ein solides und funktionierendes CMS zurückgreifen kann. Verbesserungsvorschläge aus dieser Reifegradmessung fliessen in die kontinuierliche Verbesserung und Weiterentwicklung des CMS ein.

Verfahren zur Beratung und Bedenken in Bezug auf die Ethik

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Mitarbeitende aller Stufen können sich jederzeit zu spezifischen Compliance-Themen beraten lassen. Dazu stehen intern ein Team von Compliance-Fachexperten sowie lokale Compliance-Partner in den jeweiligen Ländern, in denen Alpiq Mitarbeitende beschäftigt, zur Verfügung.

Alpiq hat grosses Interesse daran, umgehend informiert zu werden, sollte die Einhaltung des ethischen und gesetzeskonformen Verhaltens in ihrem Verantwortungsbereich nicht gewährleistet sein. Die Compliance-Meldestelle ist dabei ein wesentliches Element, um Fehlverhalten zu erkennen, aufzuklären und Schwachstellen zu beheben. Dafür stellt Alpiq verschiedene Meldewege zur Verfügung. Neben einer eigens dafür eingerichteten Telefonnummer und E-Mail-Adresse kann die Compliance-Meldestelle auch über ein Web-Formular erreicht werden. Die Kontaktdaten sind in den Alpiq Verhaltensgrundsätzen, im Alpiq Intranet und auf der offiziellen Website von Alpiq publiziert. Die Compliance-Meldestelle richtet sich hauptsächlich an Mitarbeitende, steht jedoch grundsätzlich allen offen. Alpiq begrüsst auch Hinweise von ehemaligen Mitarbeitenden, Dienstleistern, Kunden oder Aussenstehenden.

Das Web-Formular ermöglicht der hinweisgebenden Person die Übermittlung einer Meldung ohne die eigene Identität offenzulegen. Dieses Web-Formular ist in neun Sprachen verfügbar. Die Eingabe und die Verarbeitung der Daten finden vollständig ausserhalb der Alpiq IT-Umgebung statt. Damit ist gewährleistet, dass eine Rückverfolgung ausgeschlossen ist. Anonyme Hinweise werden genauso sorgfältig geprüft wie solche, die unter Angabe der Identität abgegeben werden. Alpiq gewährleistet, dass Mitarbeitenden, welche gutgläubig Meldung erstatten, daraus in keiner Weise Nachteile entstehen.

Alpiq orientiert sich an den Anforderungen der «EU-RICHTLINIE (EU) 2019/1937 zum Schutz von Personen, die Verstösse gegen das Unionsrecht melden». Alpiq hat für alle Mitarbeitenden der Alpiq Gruppe – und auch Externe – die gleichen Bedingungen geschaffen, wenn es um die Meldung von Bedenken geht, unabhängig davon, ob in diesem Land die EU-Richtline zur Anwendung kommt oder nicht. Die Compliance-Abteilung bestätigt hinweisgebenden Personen den Eingang der Meldung innerhalb von sieben Tagen und gibt ihnen innerhalb von maximal drei Monaten eine Rückmeldung. Die hinweisgebende Person wird nach Abschluss der Untersuchung über die Konsequenzen ihrer Meldung informiert, es sei denn, Persönlichkeitsrechte von Betroffenen oder Unternehmensinteressen sprechen gegen eine solche Orientierung.

Verdachtsfälle werden von Compliance-Fachexperten und/oder vom lokalen Compliance-Partner untersucht. Wo der Umfang und/oder die Komplexität einer Untersuchung die Kapazitäten von Compliance überschreiten, kann die Untersuchung an das interne Audit oder einen spezialisierten externen Dienstleister delegiert werden. Verstösse werden korrigiert respektive mit den arbeitsrechtlichen oder vertragsrechtlichen Möglichkeiten geahndet.

Unternehmensführung

Führungsstruktur

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Die Führungsstruktur der Alpiq Holding AG (inklusive der Ausschüsse des Verwaltungsrats als höchstes Leitungsorgan) sowie die für die Entscheidungsfindung zu wirtschaftlichen, ökologischen und sozialen Themen zuständigen Ausschüsse können dem Kapitel Corporate Governance des Geschäftsberichts 2021 der Alpiq Holding AG entnommen werden.

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