Conformité

GRI 103: Approche managériale (103-1, 103-2, 103-3)

Pertinence

La conformité renvoie au respect de toutes les réglementations légales et des exigences internes par les entreprises. Les violations de conformité peuvent porter atteinte à la réputation. Alpiq a reconnu très tôt l’importance de la conformité dans une optique de développement durable. Le département Compliance en charge des questions de conformité a été créé le 1  ^erjanvier 2010. Grâce à ce département, Alpiq veille à la prévention en interne et à la sanction systématique des infractions aux lois applicables. Aujourd’hui, le département appartient à l’unité fonctionnelle Legal & Compliance et est sous la responsabilité du CEO, dans une relation hiérarchique directe avec le président du conseil d’administration.

Alpiq s’efforce en permanence de respecter les exigences légales et réglementaires, les instructions et les directives internes et d’observer les normes habituelles du marché. Le groupe est conscient que le respect des exigences internes et externes est une condition nécessaire mais non suffisante pour une conduite éthique et responsable.

Approche managériale

Le conseil d’administration et la direction d’Alpiq s’engagent conjointement à renforcer la conformité, soulignant ainsi sa valeur pour la prospérité durable du Groupe Alpiq. Le système interne de gestion de la conformité (CMS) de l’entreprise constitue la base pour assurer le respect de la loi et est donc un élément essentiel pour une bonne et diligente gouvernance d’entreprise. Outre le programme de conformité proprement dit, le CMS d’Alpiq comprend également les objectifs de conformité, les aspects de la culture d’entreprise, l’organisation de la conformité, le contrôle de la conformité et l’amélioration du CMS.

Alpiq a défini son propre code de conduite dans le CMS, qui fixe les principales règles de conduite et se veut contraignant pour tous les collaborateurs. Tous les collaborateurs reçoivent le code de conduite à leur arrivée et suivent en plus une formation en ligne dans le cadre du programme d’intégration. Le code de conduite est complété par diverses directives internes ou externes. Lorsque le code de conduite ou les directives internes ou externes s’avèrent inefficaces, les collaborateurs s’en remettent aux principes d’honnêteté, d’intégrité et de communication ouverte. Le respect de ces principes permet à Alpiq de satisfaire à ses exigences élevées.

La formation régulière des collaborateurs sur divers sujets de conformité est un élément clé de la mise en œuvre du CMS d’Alpiq. Le système de gestion de l’apprentissage récemment introduit favorise et simplifie considérablement la mise en œuvre de la formation à la conformité en ligne.

Chez Alpiq, les collaborateurs sont personnellement responsables de la connaissance, de la compréhension et du respect de toutes les réglementations pertinentes pour eux. Alpiq accompagne ses collaborateurs par des mesures de formation appropriées. D’autre part, un projet est actuellement en cours pour simplifier les réglementations en place afin que les employés puissent répondre aux exigences de manière encore plus efficace.

Alpiq contrôle en permanence le respect des exigences internes et externes. Les cas suspects sont examinés par des organismes indépendants et les violations sont corrigées ou sanctionnées dans la mesure des options offertes par le droit du travail. En outre, les collaborateurs dont le contrat de travail comporte un élément de prime peuvent faire l’objet de sanctions financières en cas de violation de la conformité.

Chez Alpiq, les efforts de conformité ne se limitent pas à l’activité interne. La méthode KYC (Know Your Customer) – ou communément appelée «due diligence de contrepartie» – décrit une partie du processus de due diligence qui sert à identifier et à filtrer les clients et les partenaires commerciaux d’Alpiq. En 2020, ces contrôles KYC ont été centralisés au sein du département Compliance du Groupe Alpiq et réalisés de manière plus intensive et professionnelle.

Evaluation

Alpiq vérifie régulièrement le fonctionnement du CMS. En outre, Alpiq analyse chaque année les risques de conformité d’une part, et procède d’autre part à une inspection régulière du CMS par audit interne. Sur cette base, les points centraux des activités du département Compliance pour l’année suivante sont déterminés et les mesures à mettre en place sont définies.

Il est d’un grand intérêt pour Alpiq d’être informé immédiatement si le respect des lois ou des recommandations dans son domaine de responsabilité n’est pas garanti. C’est pourquoi le groupe dispose d’un bureau de communication pour la conformité et encourage ses collaborateurs, ainsi que les personnes externes, à signaler toute inconduite observée ou tout cas suspect. Alpiq a introduit un nouveau système de signalisation électronique au cours de l’année sous revue et a encouragé son personnel à l’utiliser.